Универсальная Система Учета для контроля учебного центра

Учет учебного центра с помощью программы УСУ включает учет клиентов, занятий, преподавателей, аудиторий, учебных пособий и пр. Учет клиентов начинается с их оформления в базе данных, которая представлена в программе автоматизации CRM-системой и дает преимущества в работе с клиентами при сравнении с другими форматами. Добавление сведений о клиенте в базу происходит через удобное окно ввода данных вручную. Оно представляет собой окно с заданными для заполнения ячейками, где многие из них содержат выпадающий список ответов, остается только выбрать соответствующий. Если существовала другая клиентская база, то ее данные можно перенести в программу, используя функцию импорта, осуществляемого в автоматическом режиме, т.е. без посторонней помощи, вводя данные в полном соответствии с заданными колонками и с одновременной корреляцией по формату CRM-системы. Диаметрально противоположный процесс экспорта тоже предусмотрен в программе.

Учет действующих клиентов производится в базе абонементов – электронной форме для каждого клиента, посещающего занятия, которая указывает, какие занятия выбрал заказчик, на какой период времени они рассчитаны, сколько всего занятий планируется, какова их стоимость и каков размер совершенной оплаты. Все имеющиеся абонементы имеют статусы, характеризующие текущее состояние клиента к образовательному процессу. По статусам можно определить количество действующих клиентов и общей задолженности, скопившейся у них. Те абонементы, которые имеют статус «Долг», окрашены в красный цвет. Клиенты, имеющие такой статус, окрашивают группу, которую они посещают, тоже в красный цвет, например, в расписании занятий, чтобы администратор видел заранее, с кого нужно своевременно получить оплату или выданный учебник.

Любой учебный центр может иметь учебные пособия и прочий инвентарь для выдачи или продаже своим клиентам. В этом случае, программой ведется учет всех фактов и предоставления учебных пособий клиентам, и их реализации. В первом случае автоматически отмечают абонемент красным цветом, во втором случае автоматически списывают с учета, регистрируя сделку через окно продаж.

Учет занятий ведут по электронному расписанию, где преподаватель ставит отметку о посещении, автоматически списывая занятия в абонементе соответствующего клиента. Другая возможность учета – взаимодействие сканера штрихкода с именной картой клиента, выданной ему для входа и выхода из учебного центра. Если в учебном центре есть система лояльности и бонусы для клиентов, то такие карты могут сразу показывать их количество, а также сообщать о скорой оплате курса.

Программа проста в использовании, не требует особых навыков пользователя, инсталлируется собственными силами. Интерфейс имеет 50 предложений оформления, предлагает персональные логины и пароли для работы в программе, обладает многопользовательским доступом для работы в одно и то же время разными сотрудниками, при локальном доступе не требуя интернет-соединения.

Если учебный центр имеет филиальную сеть, то ею можно управлять через интернет, так как в этом случае программа формирует общую информационную сеть, включая в нее деятельность филиалов.

Правда, для работы в такой сети требуется интернет, как и для любой работы в удаленном доступе.